Regulamin

REGULAMIN GABINETU PSYCHOTERAPII

Agnieszka Witalewska

Regulamin obowiązuje od dnia 1 września 2026 r.

§1. Informacje ogólne

Gabinet Psychoterapii prowadzony jest przez Agnieszkę Witalewską, NIP: 8991545873, REGON: 932812819.
Usługi świadczone są w formie psychoterapii indywidualnej oraz terapii par:
- gabinetowo – w siedzibie Gabinetu we Wrocławiu przy ul. Legnickiej 59a/73,
- online – za pomocą Google Meet.
Rozpoczęcie współpracy z Klientem/Klientami jest najczęściej poprzedzone spotkaniem konsultacyjnym, trwającym maksymalnie 30 minut, które może odbywać się online lub telefonicznie. Konsultacja służy wzajemnemu poznaniu się, wstępnemu rozpoznaniu problemu, z którym zgłasza się Klient, omówieniu oczekiwań i celów dalszej współpracy oraz ustaleniu jej zasad.
Sesja indywidualna oraz konsultacja indywidualna trwają 50 minut. Sesja terapii par trwa 60 minut.
W przypadku spóźnienia Klienta/Klientów na sesję czas jej trwania nie ulega wydłużeniu. Jeżeli rozpoczęcie sesji nastąpiło z opóźnieniem z przyczyn leżących po stronie Terapeuty, czas sesji zostanie, w miarę możliwości, odpowiednio uzupełniony w trakcie bieżącego lub kolejnego spotkania, po uzgodnieniu z Klientem.
Gabinet świadczy usługi w zakresie odpowiadającym kwalifikacjom, doświadczeniu i kompetencjom Agnieszki Witalewskiej.
Gabinet nie prowadzi terapii rodzinnej, terapii dzieci ani osób niepełnoletnich.
Wstępne spotkania służące rozpoznaniu sytuacji Klienta mogą prowadzić do wniosku, że dalsza współpraca w ramach Gabinetu nie będzie właściwą formą pomocy. W takiej sytuacji Terapeuta może poinformować Klienta o braku możliwości kontynuowania współpracy oraz, w miarę możliwości, wskazać inną adekwatną formę pomocy lub specjalistę.
Terapeuta może odmówić rozpoczęcia lub kontynuowania współpracy, jeżeli zgłaszane trudności, stan Klienta lub inne okoliczności wykraczają poza jego kompetencje, możliwości organizacyjne lub zakres pracy Gabinetu.
W sytuacji, gdy charakter lub nasilenie zgłaszanych trudności wskazuje na potrzebę konsultacji lekarskiej, psychiatrycznej, psychologicznej lub innej specjalistycznej pomocy, Terapeuta może zarekomendować skorzystanie z takiej konsultacji. W zależności od sytuacji może to być warunkiem dalszego prowadzenia psychoterapii.
Gabinet nie prowadzi farmakoterapii ani nie zastępuje pomocy lekarskiej lub psychiatrycznej w sytuacjach, w których taka pomoc jest wskazana.
W przypadku wystąpienia okoliczności wskazujących na zagrożenie życia lub zdrowia Klienta lub innych osób Terapeuta może zalecić niezwłoczne skorzystanie z odpowiedniej pomocy medycznej, psychiatrycznej lub kryzysowej.

§2. Rezerwacja i płatności

Rezerwacje wizyt dokonywane są za pośrednictwem formularza rezerwacyjnego dostępnego na stronie internetowej:

www.gabinet-psychoterapii.online

W celu dokonania rezerwacji Klient podaje dane niezbędne do organizacji wizyty i kontaktu z Gabinetem oraz zapoznaje się z niniejszym Regulaminem.
W przypadku rezerwacji wymagającej płatności z góry warunkiem jej potwierdzenia jest dokonanie płatności zgodnie z informacjami przedstawionymi w systemie rezerwacyjnym.
Każdorazowa rezerwacja terminu oznacza akceptację aktualnych zasad organizacji pracy Gabinetu określonych w Regulaminie, z uwzględnieniem praw Klienta wynikających z obowiązujących przepisów prawa.
Płatności za sesje odbywają się online zgodnie z zasadami przedstawionymi podczas rezerwacji.
Aktualny cennik dostępny jest na stronie internetowej Gabinetu oraz w systemie rezerwacyjnym.
Klient korzystający z indywidualnych sesji psychoterapii ma co do zasady uzgodniony z Agnieszką Witalewską stały, cykliczny termin – konkretny dzień tygodnia oraz określoną godzinę.
Stały termin jest przeznaczony wyłącznie dla danego Klienta i pozostaje dla niego zarezerwowany przez okres trwania współpracy, z uwzględnieniem zasad dotyczących nieobecności i przerw określonych w §4.
W przypadku stałego terminu Klient nie dokonuje każdorazowo nowej rezerwacji. Kolejne sesje odbywają się w ustalonym terminie, chyba że termin zostanie odwołany, zawieszony lub zwolniony zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie.
W przypadku sesji, za którą zgodnie z Regulaminem należna jest opłata pomimo nieobecności Klienta, opłata odpowiada pełnej cenie zarezerwowanej sesji.

§3. Ustalanie i realizacja sesji

Klient ma przypisany stały, indywidualnie ustalony termin – konkretny dzień tygodnia i godzinę.
Stały termin pozostaje zarezerwowany dla Klienta przez cały okres trwania terapii, z zastrzeżeniem zasad dotyczących nieobecności, przerw i zwolnienia terminu określonych w §4.
Sesje indywidualne trwają 50 minut, a sesje terapii par 60 minut.
Sesje odbywają się w gabinecie lub online, zgodnie z wcześniejszym ustaleniem.
Jednorazowa zmiana terminu może zostać uzgodniona, jeżeli pozwala na to dostępność Terapeuty. Możliwość zaproponowania innego terminu nie stanowi jednak gwarancji, że taki termin będzie dostępny.
Stały termin służy przede wszystkim zachowaniu regularności i ciągłości procesu psychoterapeutycznego. Z tego względu częste przekładanie sesji na inne dni może wymagać ponownego ustalenia zasad organizacji współpracy.
Agnieszka Witalewska może z przyczyn organizacyjnych zmienić dni lub godziny przyjmowania Klientów, informując o tym, w miarę możliwości, z co najmniej miesięcznym wyprzedzeniem.

§4. Nieobecności, przerwy i zakończenie współpracy

Regularność spotkań jest istotnym elementem procesu psychoterapeutycznego i sprzyja zachowaniu ciągłości pracy, poczucia bezpieczeństwa oraz możliwości realizowania ustalonych celów terapii.
W ramach stałej współpracy Klient może skorzystać z 4 nieodpłatnych nieobecności w okresie każdych kolejnych 12 miesięcy współpracy, pod warunkiem poinformowania Terapeuty o nieobecności co najmniej 24 godziny przed planowanym terminem sesji.
Nieodpłatne nieobecności mogą wynikać w szczególności z choroby, spraw osobistych, wyjazdu lub innych przejściowych okoliczności.
Pula 4 nieodpłatnych nieobecności dotyczy pojedynczych, okazjonalnych nieobecności. Nie dotyczy planowanych dłuższych przerw w terapii, których zasady określono poniżej.
Po wykorzystaniu 4 nieodpłatnych nieobecności kolejne odwołane z zachowaniem co najmniej 24-godzinnego wyprzedzenia sesje pozostają odpłatne, jeżeli Klient chce zachować swój stały termin.
Odwołanie sesji z wyprzedzeniem krótszym niż 24 godziny lub nieobecność bez wcześniejszego powiadomienia wiąże się z pełną odpłatnością za zarezerwowany termin, z zastrzeżeniem sytuacji szczególnych, o których mowa w ust. 18. Dłuższe przerwy:
Planowana przerwa w terapii, obejmująca do dwóch kolejnych sesji, jest nieodpłatna i nie pomniejsza puli 4 nieodpłatnych nieobecności.
W przypadku planowanej przerwy obejmującej więcej niż dwie kolejne sesje, pierwsze dwie sesje przypadające w okresie tej przerwy pozostają nieodpłatne i nie pomniejszają puli 4 nieodpłatnych nieobecności.
W przypadku dłuższej przerwy Klient może zdecydować, czy chce zachować swój stały termin.
Jeżeli Klient chce zachować stały termin podczas dłuższej przerwy, kolejne terminy przypadające w okresie tej przerwy pozostają odpłatne.
Opłata za kolejne terminy podczas dłuższej przerwy wynika z faktu, że ustalony termin pozostaje zarezerwowany wyłącznie dla Klienta i nie jest w tym czasie udostępniany innym osobom.
Jeżeli Klient nie chce utrzymywać stałego terminu podczas dłuższej przerwy, termin może zostać zwolniony. Sesje przypadające po jego zwolnieniu nie są odpłatne.
Zwolnienie stałego terminu oznacza, że po zakończeniu przerwy Klient nie ma gwarancji powrotu do tego samego dnia i godziny. Powrót do terapii wymaga wówczas ustalenia terminu spośród aktualnie dostępnych.
Informację o planowanej przerwie Klient powinien przekazać z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby możliwe było ustalenie, czy stały termin ma zostać zachowany.
W przypadku długotrwałej lub powtarzającej się nieregularności Terapeuta może zaproponować rozmowę dotyczącą dalszych zasad współpracy, w tym częstotliwości sesji, sposobu umawiania spotkań lub utrzymywania stałego terminu.
Jeżeli częstotliwość nieobecności lub przekładania spotkań powoduje, że zachowanie ciągłości procesu terapeutycznego staje się niemożliwe lub znacząco utrudnione, Terapeuta może zaproponować zwolnienie stałego terminu i ustalanie kolejnych spotkań w miarę dostępności.
Brak kontaktu ze strony Klienta oraz nieobecność na dwóch kolejnych umówionych sesjach mogą zostać potraktowane jako rezygnacja z dalszego utrzymywania stałego terminu i przerwanie procesu terapeutycznego z inicjatywy Klienta.
W szczególnych sytuacjach, w tym w przypadku nagłych zdarzeń losowych, Terapeuta może indywidualnie ustalić z Klientem inne rozwiązanie dotyczące nieobecności lub opłaty.
Zarówno Klient, jak i Agnieszka Witalewska mogą zakończyć lub zawiesić terapię. W miarę możliwości zakończenie współpracy powinno zostać poprzedzone rozmową dotyczącą zakończenia procesu terapeutycznego.
Urlopy i inne planowane przerwy w pracy Agnieszki Witalewskiej, trwające co najmniej dwa tygodnie, będą w miarę możliwości komunikowane Klientom z odpowiednim wyprzedzeniem.
Informacje dotyczące odwołania sesji, nieobecności lub planowanej przerwy należy przekazywać za pośrednictwem kanału kontaktu wskazanego przez Gabinet.

§5. Poufność i superwizja

Informacje uzyskane w związku z procesem psychoterapeutycznym są traktowane jako poufne, z uwzględnieniem wyjątków wynikających z obowiązujących przepisów prawa.
Informacje dotyczące Klienta nie są przekazywane osobom trzecim, z wyjątkiem sytuacji, w których:
- obowiązek ujawnienia informacji wynika z przepisów prawa,
- jest to niezbędne ze względu na zagrożenie życia lub zdrowia Klienta lub innych osób, w zakresie dopuszczalnym przez prawo,
- Klient wyraził zgodę na przekazanie określonych informacji,
- ujawnienie informacji jest dopuszczalne na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
Agnieszka Witalewska korzysta z superwizji swojej pracy. Przypadki z pracy terapeutycznej mogą być omawiane w ramach superwizji w sposób zapewniający ochronę tożsamości i poufności Klienta.
Klient ma prawo zapytać Agnieszkę Witalewską o:
- wykształcenie,
- doświadczenie zawodowe,
- przynależność do organizacji zawodowych lub terapeutycznych,
- udział w superwizji.

§6. Odmowa przeprowadzenia lub przerwanie sesji

Agnieszka Witalewska może odmówić przeprowadzenia sesji lub ją przerwać, jeżeli:
- Klient znajduje się pod wpływem alkoholu lub innych substancji psychoaktywnych w stopniu uniemożliwiającym bezpieczne prowadzenie sesji,
- Klient zachowuje się agresywnie, grozi, obraźliwie lub w sposób rażąco naruszający granice osobiste Terapeuty,
- warunki prowadzenia sesji online nie pozwalają na zachowanie podstawowych zasad poufności lub bezpieczeństwa,
- wystąpią inne okoliczności uniemożliwiające bezpieczne lub rzetelne prowadzenie sesji.
Jeżeli przyczyna przerwania lub odwołania sesji leży po stronie Klienta i uniemożliwia przeprowadzenie sesji, opłata za zarezerwowany termin pozostaje należna zgodnie z zasadami określonymi w §4.
Powyższe zasady nie naruszają praw Klienta wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

§7. Zakończenie współpracy przez Terapeutę

Agnieszka Witalewska może zakończyć współpracę, jeżeli:
- dalsze prowadzenie terapii wykracza poza jej kompetencje lub możliwości,
- istnieją ważne względy etyczne, relacyjne lub organizacyjne uniemożliwiające dalszą pracę,
- Klient w sposób powtarzający się nie przestrzega istotnych zasad współpracy,
- kontynuowanie terapii nie służy celom terapeutycznym lub bezpieczeństwu Klienta albo Terapeuty.
W miarę możliwości zakończenie współpracy jest poprzedzone omówieniem tej decyzji z Klientem.
Jeżeli sytuacja tego wymaga, Terapeuta może wskazać Klientowi możliwość skorzystania z innej formy pomocy lub konsultacji u innego specjalisty.

§8. Ochrona danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Agnieszka Witalewska.
Dane osobowe są przetwarzane w zakresie niezbędnym do:
- organizacji konsultacji i sesji,
- kontaktu z Klientem,
- realizacji usług,
- obsługi płatności i rozliczeń,
- realizacji obowiązków prawnych,
- ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
- zapewnienia prawidłowej organizacji i bezpieczeństwa świadczonych usług.
Dane dotyczące zdrowia oraz inne dane szczególnej kategorii są przetwarzane wyłącznie w zakresie i na podstawie przesłanek dopuszczonych przez obowiązujące przepisy prawa. Dane dotyczące zdrowia należą do szczególnych kategorii danych osobowych objętych art. 9 RODO.
Dane nie są wykorzystywane w celach niezwiązanych z realizacją usług, chyba że istnieje odpowiednia podstawa prawna do ich przetwarzania.
Odbiorcami danych mogą być podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi informatyczne, hostingowe, księgowe, prawne, ubezpieczeniowe, płatnicze lub inne usługi niezbędne do prowadzenia działalności – wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji tych usług.
Dane są przechowywane przez okres wynikający z obowiązujących przepisów prawa, a w przypadku danych związanych z dochodzeniem lub obroną roszczeń – przez okres niezbędny do ich przedawnienia lub zakończenia postępowania.
Dane przetwarzane na potrzeby rachunkowości i podatków są przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa.
Klientowi przysługują prawa wynikające z RODO, w szczególności – w zakresie, w jakim mają zastosowanie – prawo dostępu do danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, usunięcia danych, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu.
Jeżeli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody, Klient może wycofać zgodę w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Klientowi przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych zawarte są w Klauzuli Informacyjnej dotyczącej przetwarzania danych osobowych.

§9. Zasady bezpieczeństwa sesji online

Sesje online prowadzone są za pośrednictwem Google Meet lub innego narzędzia uzgodnionego z Klientem.
Zarówno Klient, jak i Terapeuta zobowiązują się do zapewnienia warunków umożliwiających zachowanie poufności sesji.
W czasie sesji w pomieszczeniu, w którym znajduje się Klient lub Terapeuta, nie powinny przebywać osoby trzecie, chyba że ich obecność została wcześniej uzgodniona.
Sesje nie są nagrywane ani automatycznie rejestrowane przez Gabinet.
Nagranie sesji może nastąpić wyłącznie po wcześniejszym uzgodnieniu i uzyskaniu wymaganych zgód.
Klient odpowiada za bezpieczeństwo urządzenia, z którego korzysta, oraz za sposób korzystania z własnego połączenia internetowego.
W przypadku problemów technicznych strony podejmują próbę ponownego połączenia.
Jeżeli z przyczyn technicznych sesja online nie może zostać przeprowadzona lub jej przeprowadzenie jest znacząco utrudnione, dalszy sposób postępowania zostanie ustalony indywidualnie, z uwzględnieniem zasad dotyczących nieobecności określonych w §4.
Jeżeli brak możliwości przeprowadzenia sesji online wynika z przyczyn leżących po stronie Terapeuty, sesja zostanie, w miarę możliwości, przełożona na dogodny dla obu stron termin bez dodatkowej opłaty.
Gabinet korzysta z usług zewnętrznych dostawców rozwiązań technologicznych. W zakresie, w jakim dostawcy ci przetwarzają dane osobowe, Gabinet podejmuje działania wymagane przez obowiązujące przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.

§10. Reklamacje

Reklamacje można składać w formie pisemnej lub elektronicznej na adres e-mail:

vitalewska@gmail.com

Reklamacja powinna, w miarę możliwości, zawierać opis sytuacji, której dotyczy, oraz oczekiwany sposób jej rozwiązania.
Reklamacje będą rozpatrywane bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 14 dni, chyba że obowiązujące przepisy przewidują inny termin.
Odpowiedź na reklamację zostanie przekazana na adres kontaktowy wskazany przez Klienta.

§11. Rezerwacje dokonywane na odległość i prawa konsumenta

W przypadku gdy rezerwacja i odpłatne skorzystanie z usługi odbywa się za pośrednictwem środków porozumiewania się na odległość, w szczególności przez internet, do relacji z Klientem będącym konsumentem stosuje się przepisy dotyczące praw konsumenta w zakresie, w jakim mają one zastosowanie.
Przed dokonaniem rezerwacji Klient otrzymuje informacje dotyczące w szczególności rodzaju i ceny usługi, sposobu płatności oraz zasad jej realizacji.
Jeżeli do danej rezerwacji zastosowanie mają przepisy dotyczące prawa odstąpienia od umowy zawartej na odległość, Klientowi przysługuje prawo odstąpienia na zasadach i w terminie wynikających z obowiązujących przepisów prawa.
Co do zasady termin na odstąpienie od umowy zawartej na odległość wynosi 14 dni.
Jeżeli Klient chce, aby usługa została rozpoczęta przed upływem terminu do odstąpienia, zastosowanie mają wymagania określone w przepisach dotyczących wyraźnego żądania rozpoczęcia świadczenia usługi przed upływem tego terminu oraz skutków takiej decyzji.
W przypadku pełnego wykonania usługi przed upływem terminu do odstąpienia prawo odstąpienia może nie przysługiwać, jeżeli zostały spełnione warunki określone w obowiązujących przepisach, w szczególności dotyczące uprzedniej wyraźnej zgody Klienta i poinformowania go o skutkach tej zgody.
Postanowienia niniejszego Regulaminu dotyczące nieobecności i opłat nie ograniczają praw konsumenta wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

§12. Postanowienia końcowe i zmiana Regulaminu

Regulamin w niniejszym brzmieniu obowiązuje od dnia 1 września 2026 r.
Regulamin może zostać zmieniony w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, sposobu organizacji pracy Gabinetu, zakresu świadczonych usług lub stosowanych rozwiązań technicznych.
O zmianach Regulaminu Klienci zostaną poinformowani w sposób umożliwiający zapoznanie się z nową treścią przed jej zastosowaniem do dalszej współpracy, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa.
Zmiany Regulaminu nie naruszają praw Klienta wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
W przypadku powstania sporu strony będą dążyć do jego polubownego rozwiązania.
Prawem właściwym dla zasad współpracy jest prawo polskie, z zastrzeżeniem przepisów bezwzględnie obowiązujących oraz przepisów chroniących konsumenta.
Rozpoczęcie współpracy z Gabinetem oznacza zapoznanie się z Regulaminem i akceptację zasad organizacji pracy Gabinetu w zakresie, w jakim mogą one zostać skutecznie uzgodnione z Klientem.

KLAUZULA INFORMACYJNA DLA KLIENTÓW

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”) przekazujemy informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych Klientów Gabinetu Psychoterapii Agnieszka Witalewska.

1. Administrator danych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:

Agnieszka Witalewska
NIP: 8991545873
REGON: 932812819
e-mail: vitalewska@gmail.com

2. Cele i podstawy przetwarzania danych

Dane osobowe mogą być przetwarzane w szczególności w celu:

odpowiedzi na zapytania Klienta,
organizacji konsultacji i sesji,
kontaktu z Klientem w sprawach organizacyjnych,
realizacji usług,
obsługi płatności,
prowadzenia rozliczeń księgowych i podatkowych,
realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze,
ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

W zależności od celu i rodzaju danych podstawą przetwarzania może być w szczególności art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO oraz odpowiednia przesłanka z art. 9 ust. 2 RODO w przypadku danych szczególnej kategorii.

3. Dane dotyczące zdrowia

Informacje dotyczące stanu zdrowia stanowią szczególną kategorię danych osobowych. Ich przetwarzanie odbywa się wyłącznie w zakresie i na podstawie przesłanek przewidzianych w art. 9 RODO.

4. Odbiorcy danych

Odbiorcami danych mogą być podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi:

informatyczne,
hostingowe,
księgowe,
prawne,
ubezpieczeniowe,
płatnicze,

oraz inne podmioty, których udział jest niezbędny do prawidłowego prowadzenia działalności, w zakresie wynikającym z powierzonych im zadań i obowiązujących przepisów prawa.

5. Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z obowiązujących przepisów prawa.

Dane dotyczące rozliczeń podatkowych i księgowych będą przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa.

Dane związane z ustaleniem, dochodzeniem lub obroną roszczeń mogą być przechowywane przez okres niezbędny do ich przedawnienia lub zakończenia odpowiedniego postępowania.

6. Prawa Klienta

W zakresie przewidzianym przez RODO Klient ma prawo do:

dostępu do swoich danych,
sprostowania danych,
ograniczenia przetwarzania,
usunięcia danych, jeżeli spełnione są przesłanki określone w RODO,
przenoszenia danych, jeżeli ma zastosowanie,
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, jeżeli podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes,
cofnięcia zgody, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

7. Skarga do organu nadzorczego

Klient ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO.

8. Kontakt

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji praw wynikających z RODO można kontaktować się z Administratorem pod adresem:

vitalewska@gmail.com

Poprzednia wersja regulaminu: